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il existe sur le marché un large nombre d’agences événementielles, comme il existe un grand nombre de artisans, traiteurs, spectacles, lieux de réception, technique son, décors…etc. il est toujours normal de se renseigner sur les groupements afin de s’assurer de leur professionnalisme et de leur expérience, car l’événementiel est un domaine très « ouvert », il n’y a pas de barrière à l’entrée, pas de diplôme. C’est encore un métier qui s’apprend « en faisant ». Chaque agence possède sa « touche », sa spécificité. Vos relations professionnelles vous diront avec qui elles ont aimé cultiver et pourquoi. Vous allez passer quelque temps avec l’agence pour préparer l’événement, il y aura des moments de plaisir et des instants de tension. Choisissez la personne avec laquelle vous avez envie de cultiver. Organiser un team building demande une véritable collaboration. Plus votre briefing sera clair et complet à l’attention des agences événementielles, plus vous aurez des réponses adaptées. N’ayez pas peur de faire naître vos finances, ou une fourchette. Il n’y a rien de pire qu’un client qui ne révèle pas votre argent et qui annonce, après examen de votre offre, que vous êtes « hors budget »… ! Ce n’est en fait pas professionnel et cela fait perdre le timing à tous.
Parce qu’un évènement d’entreprise ne doit pas être organisé de façon approximative, les sociétés ont tout intérêt à faire appel à une agence évènementielle. Ces professionnels sont en effet compétents autant pour mettre en place dans les moindres détails une simple réunion de sociétés, un séminaire, une conférence, un atelier d’entreprise ou aussi un voyage incentive. Une agence événementielle prendra en charge tout ou seulement une partie de l’organisation de votre manifestation, du marquage des lieux où se déroulera votre événement à la sélection du traiteur, en allant par l’éradication des invitations, la recherche d’artistes pour la création ou la représentation d’un spectacle, la pose de décors, la mise en lumière de votre salle, les prestations vidéo, etc., tout en respectant les contraintes budgétaires de ses clients. Pour choisir la bonne agence événementielle pour l’organisation de votre atelier d’entreprise, vous devez impérativement, pour commencer, mettre noir sur blanc vos besoins, vos objectifs et vos souhaits. Ce cahier des charges permet de choisir clairement la forme souhaité pour votre team building, la date à laquelle vous pensez que son organisation est la plus judicieuse, le public visé et correctement le budget que vous avez à votre disposition. Une agence événementielle a la capacité d’organiser de a à z un atelier de sociétés en fonction de vos souhaits et objectifs. Mais elle peut aussi agir seulement pour certaines prestations bien ciblées, notamment la communication autour de votre manifestation, la visite d’artistes pour son animation, etc.
L’organisation d’un événement est une démarche complexe qui peut coûter beaucoup de temps et d’argent. Pour économiser du temps et de l’argent, il est envisageable de faire appel aux services d’une agence événementielle. Que fait un organisateur d’événements ? Comment choisir une bonne société d’organisation d’événements ? Les groupements d’organisation d’événements sont des sociétés spécialisées dans l’organisation d’événements privatisés ou de sociétés. Ces professionnels se chargent de toute la logistique et de d’un atelier : recherche et booking du lieu, restauration, animation ( musicien, conférencier ), décoration… Quels que soient votre budget, vos besoins et vos goûts, ils savent solutionner votre situation qui vous convient. Ils proposent des services sur mesure en fonction de vos attentes : organisation intégrale de l’événement ou organisation partielle ( event planning ). Pour vous faciliter la vie, ils vous aident à développer vos propres événements en ligne avec des plateformes. Ils mettent de même à votre disposition un réseau de prestataires spécialisés dans l’organisation de tous types d’événements : séminaires, team–buildings ou soirée de sociétés. Certaines cabinets se spécialisent dans certains types d’événements. Par exemple, chez Event Venues, nous sommes spécialisés dans les événements d’entreprise, les conférences et les séminaires. Il vaut la peine de demander si leur spécialité correspond à vos souhaits.
L’événementiel est bel et bien de retour et les événements ne cessent de se multiplier ! Après plus d’un an d’arrêt, le secteur repart de plus belle. Nombreux sont les particuliers ou les sociétés voulant organiser un atelier, mais pour que celui-ci soit à la hauteur de leurs espérances, rien ne se doit d’être laissé au hasard et d’autant plus la nourriture ! Que ce soit pour un team building, un séminaire d’entreprise, un lancement d’articles ou encore une soirée d’entreprise, le choix du traiteur est d’une taille importante. Si vos invités sont déçus de l’alimentation ou que la quantité n’est pas suffisante, nul doute qu’ils ne garderont pas un souvenir des plus agréables de l’événement en question. Eh oui, les estomacs de votre marie sont autant importants que la déco ou aussi les animations pendant votre atelier. Bien sûr, selon le type d’événement, le choix du traiteur événementiel est assez court. Suivant vos réponses à ces interogations, vous serez plus apte à faire le bon choix. Par exemple, pour un activité type team building, le but étant de fédérer votre équipe, il serait judicieux de sélectionner un traiteur proposant une animation culinaire. Pour un démarrage de produit ou un événement presse, les déjeuner assis ont la côte !
Si l’entreprise dispose déjà d’un service dédié qui développe la communication en son sein et/ou en extérieure, il n’est pas toujours utile de déléguer cette partie à un tiers. Pour des actions ponctuelles et en fonction des budgets dont vous disposez, un studio graphique peut suffire afin de répondre à vos besoins comme par exemple la création d’un flyer, d’une brochure, d’un dépliant, ou des cartes de visite. Cependant, répondre à tous les besoins de la société en à propos de communication nécessite une extrême polyvalence : print, web, web, graphisme, brand content… Or, vos collaborateurs ne possèdent sans doute pas toutes les compétences pointues espérées. L’un des possibilités de recourir à une agence de communication est de pouvoir disposer d’une vision extérieure sur votre stratégie de marketing et communication, ainsi que des dernières mode et innovations en le matériau. Déléguer à des spécialistes permet de économiser du temps. Vous tirez parti ainsi de l’expertise de professionnels qui vous offrent des résultats en panne ou moyen terme : image d’enseigne attractive, notoriété, fidélisation des partenaires et des utilisateurs, apport d’affaires, autant de leviers de performance pour l’entreprise. il y a différents types d’agences de communication : généralistes, comme les groupements de communication globale, et spécialisées : agence web digitale, agence web, agence de conseil en communication, agence de communication rh, agence de publicité, agence de relations-presse, agence événementielle, agence de conception graphique etc. Un grand groupe de communication possède souvent différents pôles capables d’apporter une réponse à la plupart de vos attentes en termes de communication visuelle, communication de réalisation web, communication corporate, communication événementielle, communication publicitaire etc.
Avant de jeter votre dévolu sur telle ou telle agence, faites attention à que celle-là est en mesure de vous combler. Essayez, par exemple, d’en savoir plus sur les catégories d’événement qu’elle a la coutume de de couvrir. Est-elle experte dans la mise en place d’une soirée BtoC ou bien peut-elle planifier une réception BtoB ? Son équipe a-t-elle de l’expérience dans la réalisation d’un événement aussi bien extérieure qu’interne à l’entreprise ? Peut-elle s’adapter à plusieurs types manifestations : défilé de mode, expositions professionnels, anniversaire d’entreprise, démarrage de nouveaux produits, conférences… Évidemment, la taille de l’événement compte aussi. Une agence qui a la coutume de planifier une soirée pour TPE ou tpe n’est pas trop recommandée si vous êtes une multinationale. Si vous souhaitez connaître le sérieux d’une agence événementielle, focalisez-vous sur son portefeuille client. Le nombre, la qualité et la notoriété sont, par conséquent, des éléments de l’expertise, du professionnalisme et de le succès du prestataire. réalisez toutefois attention, certaines agences mettent en avant des prospects prestigieux tandis que leur intervention pendant les événements de ces grands noms a été limitée. Elles ont peut-être fait office de sous-traitantes. En revanche, une agence qui travaille avec des utilisateurs moins identifiés ne veut dire toujours pas qu’elle n’est pas fiable. Parfois, elle souhaite seulement intervenir sur la totalité du projet et ainsi bénéficier de plus d’autonomie et de liberté. Quoi qu’il en soit, soyez-sûr de choisir une agence qui parle une typologie d’événement identique à la vôtre. Elle aura ainsi une excellente compréhension du secteur, du marché et des questions.
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